Die erste spitalweite Mitarbeiterbefragung im Herbst 2014 hat detailliert aufgezeigt, mit welchen Themen und Leistungen unsere Mitarbeitenden zufrieden sind resp. wo sie Handlungsbedarf sehen. Die Auswertungen der Befragung zeigen ein uneinheitliches Bild der Zufriedenheit: Die Unterschiede zwischen den einzelnen Berufsgruppen sowie den verschiedenen Bereichen und Ressorts sind gross.
Der Zeitpunkt der Befragung hätte idealer nicht sein können: Im Zuge der Verselbständigung hatte das USB die einmalige Gelegenheit, die Anstellungsbedingungen für die Mitarbeitenden neu auszugestalten. So konnten die aus der Mitarbeiterbefragunggewonnenen Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Mitarbeitenden direkt in den neu formulierten Gesamtarbeitsvertrag (GAV) resp. Einzelarbeitsvertrag (EAV) einfliessen.
Die in diesem Zusammenhang wichtigsten Verbesserungen sind: fünf zusätzliche flexible Freitage für alle Mitarbeitenden, neu Pikettzulagen auch für Ärztinnen und Ärzte sowie die Arbeitszeitreduktion auf 48 Stunden bei Oberärztinnen und -ärzten.
Die Umsetzung unterschiedlicher Massnahmen schreitet in allen Bereichen und Ressorts weiter voran.
Spitalweite Problemfelder
Die Umsetzungsarbeit zur Befragung findet seit 2015 bereichs- und ressortspezifisch statt. Nachdem die Resultate in den einzelnen Bereichen und Ressorts genauestens studiert und die Möglichkeiten der Umsetzung mit den Führungsverantwortlichen diskutiert wurden, ging es Anfang 2015 an die Umsetzung.
Zum einen haben sich im Rahmen der Mitarbeiterbefragung – gerade in Bereichen, welche das Kerngeschäft betreuen – Problemfelder herauskristallisiert, welche für das gesamte Spital von hoher Relevanz sind, weil sie einen direkten Einfluss auf die Qualität der erbrachten Dienstleistung, aber auch auf die Motivation der Mitarbeitenden haben.
Problemfelder sind:
• Interprofessionelle Zusammenarbeit
• Genügend Zeit für Patienten
• Arbeit entspricht nicht den Berufsvorstellungen
Die Spitalleitung nimmt diese Themen, welche zur Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden geführt haben, sehr ernst. Für eine spürbare Qualitäts- und Zufriedenheitssteigerung seitens Patientinnen und Patienten sowie Mitarbeitenden sind gezielte Verbesserungen in diesen Handlungsfeldern für die Spitalleitung von hoher Priorität. Dies drückt sich auch darin aus, dass sie sich für die Prinzipien von Lean Hospital Management als Leitlinien für die notwendigen Optimierungen am Universitätsspital Basel entschieden hat. Das Programm Lean@USB stellt seinen Wirkungskreis mit der unten dargestellten Grafik dar. Auffallend dabei ist, wie stark diese Prinzipien mit den von den Mitarbeitenden genannten Problemfeldern in Zusammenhang stehen. Eine Verbesserung mittels Lean drängt sich deshalb auf. Wir werden in kommenden Gazzetta-Ausgaben Kliniken und Stationen porträtieren, welche mit dem Lean-Ansatz in den genannten Problemfeldern Verbesserungen erzielen konnten.
Kleine Massnahmen - grosse Wirkung
Im Folgenden werden stellvertretend für die zahlreichen initiierten Projekte zwei Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung vorgestellt.
1. Weniger administrativer Aufwand für Ärzte (Bereich Chirurgie)
Das ärztliche Personal im Bereich Chirurgie kritisierte in der Befragung, dass sie im Arbeitsalltag zu viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten verbringen und zudem mehrfach von einem IT-System ins nächste wechseln müssen, was die Effizienz ihrer Arbeit deutlich reduziert. Dadurch leidet auch die Arbeitszufriedenheit. Eine interprofessionelle Arbeitsgruppe bestehend aus Ärzten, administrativen Mitarbeitenden und Prozessverantwortlichen der Bereichsleitung Chirurgie sowie der ICT hat pragmatische und effektive Möglichkeiten erarbeitet, um diese Situation zu verbessern.
In einzelnen Kliniken des Bereichs Chirurgie wurden beispielsweise Röntgenbilder von ambulanten Patienten von Ärztinnen und Ärzten direkt während der Sprechstunde hochgeladen und abgespeichert. Für diesen Vorgang brauchte der Arzt ca. 10 Minuten pro Sprechstunde. Zeit, die im direkten Kontakt mit dem Patienten fehlt. Neu übernimmt das Sekretariat bei der Anmeldung diese Arbeit, so dass der Arzt die Unterlagen in der Sprechstunde bereits vor sich am Bildschirm hat. Er gewinnt dadurch täglich rund 1,5 Stunden Zeit, die er den Patienten widmen kann.
Viele Ärztinnen und Ärzte beklagen sich darüber, wie viel Zeit sie am Tag für die Dateneingabe und -bewirtschaftung in IT-Tools wie beispielsweise «ISMed» aufbringen müssen. Diese Zeit könnten sie ressourcenorientierter für Patienten einsetzen. Die ineffi ziente Datenbewirtschaftung hängt auch mit einer mangelhaften Einführung in die verschiedenen IT-Tools zusammen: In der Einführungszeit am Universitätsspital Basel werden Ärztinnen und Ärzte zu rudimentär in die verschiedenen Programme eingeführt.
Neu werden nun seit Januar 2015 gezielt Schulungen in den einzelnen Programmen angeboten, die zu einer effektiveren und effizienteren Datenbewirtschaftung führen. Mittel- bis langfristig ist es erklärtes Ziel des USB, die verschiedenen IT-Systeme zu vernetzen und damit die Notwendigkeit des Wechselns zwischen einzelnen IT-Anwendungen deutlich zu reduzieren.
Kontakt:
Yilmaz Aslan
Leiter Betriebswirtschaft
Chirurgie
2. Bereichsspezifische Informationsveranstaltungen (Bereich Personal & Betrieb)
Die Umfrage hat ergeben, dass Mitarbeitende der Bereiche Küche/Reinigung sowie weiterer Abteilungen (insgesamt rund 500 Personen) waren mit den Informationen bezüglich der betriebsinternen Angebote nicht zufrieden. So bemängelten sie beispielsweise, wenige Informationen darüber zu haben, welche Arbeitgeberleistungen sie in Anspruch nehmen können, an wen sie sich bei Problemen wenden und wie sie ihre Rechte und Pflichten wahrnehmen können.
Das HR P&B hat in Zusammenarbeit mit der Abteilung Bildung und Entwicklung einen Themenparcours erarbeitet, bei welchem sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Info-Marktständen informieren und aktiv einbringen konnten. Die rund 3-stündige Veranstaltung wurde jeweils von Führungspersonen aus dem Bereich P & B begleitet und mit einem Apéro abgerundet.
Der Parcours sowie der anschliessende Apéro kamen bei den betroffenen Mitarbeitenden sehr gut an. Sie erhielten auf spielerische Art und Weise für sie wichtige Informationen und freuten sich über die wertschätzende Geste.
Den Verantwortlichen im Bereich P&B ist bewusst, dass diese punktuellen Veranstaltungen allein nicht genügen, damit diese Mitarbeitergruppe auch in Zukunft über Angebote, Rechte und Pflichten am USB ausreichend informiert ist. Es sind daher weitere Massnahmen zur Verbesserung der Information und Kommunikation in Erarbeitung. Weitere Informationen zu diesem Projekt erhalten Sie bei Cornelia Doppler.
Wie geht es weiter?
Die Umsetzung unterschiedlicher Massnahmen schreitet in allen Bereichen und Ressorts weiter voran. Die Mitarbeitenden werden über den Stand der Umsetzung regelmässig informiert.
Im Herbst 2017 wird bereits die nächste Mitarbeiterbefragung durchgeführt. So können wir einen ersten Vergleich ziehen zwischen der aktuellen Mitarbeiterzufriedenheit und der von 2014. Die Ergebnisse geben uns erste wichtige Hinweise darüber, an welchen Arbeitsorten und in welchen Themenfeldern wir uns verbessert haben, und woran wir weiter arbeiten müssen.
Kontakt:
Fabienne Vulliamoz
Leiterin Arbeitgebermarketing
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