Editorial

Die Zeichen stehen auf E

Ein E mehr, und die (Spital-)Welt ist eine andere, nämlich eine elektronische, digitale. In dieser Gazzetta häufen sich die E-Themen, und das ist selbstverständlich kein Zufall. Sie, liebe Leserinnen und Leser, sind längst in der E-Welt angekommen: Sie lesen die Gazzetta online. Und wenn Sie jetzt noch einen Beitrag kommentieren oder gar liken, dann wissen wir: Wir sind mit der Gazzetta bei Ihnen angekommen. Herzlichen Dank für Ihren Beitrag.

Seien Sie darum besorgt, immer genügend E wie Energie für die schönen Dinge im Leben zu haben. Laden Sie Ihren persönlichen Akku jetzt mit Sonnenenergie.

Einen schönen Sommer wünscht Ihnen

Ihre Gina Hillbert


Die Patientenakte im

Zentrum des Geschehens

Wer sich unter einem Archiv einen mausgrauen Bereich vorstellt, wo Aktenberge aufs Gemüt drücken, irrt. Lebendiges Beispiel dafür ist im Universitätsspital Basel das «Service-Center eArchiv / Medizinische Dokumentation ». Drückend sind mitunter die Krankengeschichten, die in den zahlreichen Patientenakten dokumentiert sind. Das Archiv selber präsentiert sich als äusserst dynamische Drehscheibe, wo 18 Mitarbeitende die zahlreichen Aufgaben gewissenhaft, hoch konzentriert und akribisch erfüllen.

Im «Service-Center eArchiv / Medizinische Dokumentation» stehen die Patientenakten im Zentrum. Um sie dreht sich alles. Sie wollen gepflegt, abgerechnet und danach sicher versorgt werden, damit jederzeit alle Informationen rasch zur Verfügung stehen, zum Beispiel dem behandelnden Arzt aus dem USB, der Pflege, der medizinischen Codierung, dem Rechtsdienst oder extern dem Hausarzt, dem Patienten selber oder weiterbehandelnden Institutionen.

So richtig lebendig wird es, wenn Anfragen zu bearbeiten sind – und das sind etwa 25 pro Tag. Manchen muss umgehend nachgegangen werden. Ein anschauliches Beispiel ist die dringende Anfrage von Irma B., Patientin in verschiedenen Kliniken des Universitätsspitals Basel.

Irma B. verlässt für immer die Schweiz. Sie möchte deshalb ihre Patientenakte mitnehmen, was ihr aber erst sehr knapp vor der Abreise einfällt. Lesen Sie, wie Irma B. geholfen wird.

Patientenakte «Irma B.»
Irma B. wandert aus familiären Gründen ins Ausland aus. Kurz vor Abreise fällt ihr ein, dass sie aufgrund ihrer gesundheitlichen Situation ihre gesamte Patientenakte mitnehmen möchte, da sie weiterhin ärztliche Betreuung benötigen wird. Sie beschliesst, das Unispital zu kontaktieren, denn dort wurde sie operiert. Irma B.s Anfrage wird an das Service-Center eArchiv / Medizinische Dokumentation weitergeleitet. Der tagesverantwortliche Mitarbeiter setzt sich mit Frau B. in Verbindung. Am Telefon sagt Frau B., sie sei gerade in der Nähe des Unispitals und könne vorbeikommen. Umso besser. Der Mitarbeiter erklärt ihr daraufhin, wie sie das Servicecenter im 2. UG, Klinikum 2 erreicht. Wenige Minuten später erscheint sie an der Türe und klingelt.

Mitarbeiter: Guten Tag. Sie sind Frau B.?

Frau B.: Ja, wir haben vorher telefoniert. Besten Dank für die Wegbeschreibung.

Mitarbeiter: Gerne. Darf ich um Ihren Ausweis bitten? Wir fertigen eine Kopie davon an. Die brauchen wir, um zu dokumentieren, dass die medizinische Dokumentation an Sie persönlich ausgehändigt worden ist. Können Sie mir bitte das Formular ausfüllen?

Frau B.: Ich war in den vergangenen Jahren mehrmals im Unispital in verschiedenen Kliniken in Behandlung. Gerne möchte ich meine gesamte Patientenakte, inklusive Röntgenbilder. Können Sie mir die Dokumentation sofort aushändigen?

Mitarbeiter: Leider nein, weil Sie in verschiedenen Kliniken behandelt worden sind. Wenn Sie die gesamte Akte wollen, müssen wir diese aus der elektronischen Akte und der papierbasierten Akte zusammenstellen. Vor dem Jahre 2012 wurde die Akte noch nicht digitalisiert.

Frau B.: Oh, das ist jetzt ungünstig. Die Wohnung habe ich aufgelöst, in drei Tagen wandere ich definitiv aus. Bei den amtlichen Stellen habe ich mich bereits abgemeldet. Im Zuge der Auswanderung sind mir die Dokumente erst heute eingefallen.

Mitarbeiter: Ich schlage Ihnen folgendes vor: Bitte geben Sie mir die Adresse Ihres neuen Wohnorts. Ich erstelle Ihnen eine CD mit allen Unterlagen. Die Röntgenbilder können wir ebenfalls digital zustellen.

Frau B.: Leider kann ich selbst mit einer CD nichts anfangen, da ich keinen PC habe. Können Sie mir die Dokumente auch in Papierform zustellen?

Mitarbeiter: Das kann ich so handhaben. Betreffend Röntgenbilder ist die Qualität nicht hundert Prozent. Hier würde ich empfehlen, dass sich ihr künftiger Hausarzt oder Orthopäde bei uns meldet, damit wir die Bilder digital übermitteln können.

Frau B.: Gut. Macht es Sinn, wenn ich kurz vor Abreise nochmals herkomme oder könnte ich eine Freundin beauftragen, die Akten abzuholen?

Mitarbeiter: In diesem Fall müssten Sie uns eine Vollmacht hinterlegen – mit Angabe, wer die Akten abholen darf. Auch in diesem Fall werden wir die Identität prüfen.

Frau B.: Okay. Ich gebe meiner Freundin die Vollmacht mit. Sie soll sich bitte erkundigen, wann sie die Akten abholen kann.

Mitarbeiter: Sehr gut. So machen wir es. Ich wünsche Ihnen alles Gute!


Vom Zentralarchiv zum eArchiv

Einen grossen Wandel erlebt das Archiv seit der elektronischen Erfassung der Patientenakten, die 2012 systematisch eingesetzt hat. Im Zentrum steht der zeitnahe Digitalisierungsprozess, das Scannen jedes Dokumentes nach einem klar definierten Ordnungssystem innerhalb derselben Akte.

Diese Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung ist vor dem Scannen sehr wichtig: Ist der Name korrekt? Sind die Untersuchungsergebnisse ärztlich freigegeben? Fehlt etwa die Signatur auf dem Austrittsbericht? Ist die Pflegedokumentation vorhanden? Stehen wichtige Notizen auf einer Blattrückseite? Enthält die Akte eine Patientenverfügung? Jedes Dossier eine Krankengeschichte, manchmal mit gutem Ausgang, manchmal leider nicht.

Eine aufwändige, komplexe Arbeit, die höchste Konzentration erfordert, denn jedes einzelne Blatt Papier will kontrolliert sein.

Die Zukunft ist papierlos

Einmal gescannt, ist die Patientenakte rasch indexiert, das heisst, sie kann im System gefunden und abgerufen werden. Ziel ist, Akten in Papierform immer weiter zu reduzieren, weshalb mit Hochdruck – täglich bis zu 400 physische Patientenakten – digitalisiert wird. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine digitale Akte ist ortsunabhängig zeitgleich für alle berechtigten Nutzer verfügbar. Sie muss nicht aufwändig gesucht, bereitgestellt und wieder versorgt werden. Das Risiko von Verlust oder Beschädigung ist minimiert. Bereits elektronisch erfasste Papierakten werden bis zu deren Vernichtung noch 28 Tage aufbewahrt. Parallel dazu wird laufend Raum geschaffen. In den Tiefen des Archivkellers schlummert ein umfangreicher Röntgenbild-Bestand. Der Jahrgang 2006 ist im Begriff, aufgelöst zu werden, denn die 10-Jahre-Aufbewahrungspflicht läuft ab.

Spannendes Arbeitsfeld

Die Digitalisierung im Spital führt überall dort, wo sie Einzug hält, zu Veränderungen. Alleine schon der Namenswechsel von «Zentralarchiv» zu «Service-Center eArchiv/Medizinische Dokumentation», spricht für sich. Das Team ist seit Herbst 2014 dem Ressort Finanzen und der Abteilung Medizin- und Finanzcontrolling angegliedert. Eine Zuordnung, die nicht zuletzt dadurch begründet ist, dass die elektronische Verfügbarkeit der vollständigen und revisionssicheren medizinischen Dokumentation für die stationäre Abrechnung nach SwissDRG sowie für vertrauensärztliche Versicherungsprüfungen von zentraler Bedeutung ist.

Die Dynamik des Teams ist deutlich spürbar; alle sind konzentriert bei der Sache. Einige Mitarbeitende haben den Wandel von Anfang an miterlebt und bringen ihre langjährige Erfahrung ein, neue ergänzen das Team. Alle bewegen sich professionell auf dieser Service-Drehscheibe und sind sich ihrer zentralen Aufgabe in diesem spannenden Feld zwischen Medizin, Datensicherheit und Kundenservice vollkommen bewusst.

Der Weg der Patientenakte

Der Weg der Patientenakte

Unsere Aufgaben zusammengefasst

  • Die medizinische Dokumentation bereitstellen und aushändigen
  • Physische Akten digitalisieren
  • Einzeldokumente zeitnah scannen
  • Beratung beim Digitalisierungsprozess
  • Schulungen im Bereich Dokumentationsmanagement
  • Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung
  • Sicherer Umgang mit persönlichen Patienteninformationen gewährleisten
  • Patientenverfügungen verwalten
  • Kontakt und Abgabe von Dokumentationen an das Staatsarchiv
  • Bearbeitung von Forschungsanfragen und Studien
  • Ausbildung von Büroassistentinnen und -assistenten sowie Wirtschaftsmittelschülerinnen und -schülern

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