Die Patientenakte im

Im «Service-Center eArchiv / Medizinische Dokumentation» stehen die Patientenakten im Zentrum. Um sie dreht sich alles. Sie wollen gepflegt, abgerechnet und danach sicher versorgt werden, damit jederzeit alle Informationen rasch zur Verfügung stehen, zum Beispiel dem behandelnden Arzt aus dem USB, der Pflege, der medizinischen Codierung, dem Rechtsdienst oder extern dem Hausarzt, dem Patienten selber oder weiterbehandelnden Institutionen.

So richtig lebendig wird es, wenn Anfragen zu bearbeiten sind – und das sind etwa 25 pro Tag. Manchen muss umgehend nachgegangen werden. Ein anschauliches Beispiel ist die dringende Anfrage von Irma B., Patientin in verschiedenen Kliniken des Universitätsspitals Basel.

Irma B. verlässt für immer die Schweiz. Sie möchte deshalb ihre Patientenakte mitnehmen, was ihr aber erst sehr knapp vor der Abreise einfällt. Lesen Sie, wie Irma B. geholfen wird.

Einen grossen Wandel erlebt das Archiv seit der elektronischen Erfassung der Patientenakten, die 2012 systematisch eingesetzt hat. Im Zentrum steht der zeitnahe Digitalisierungsprozess, das Scannen jedes Dokumentes nach einem klar definierten Ordnungssystem innerhalb derselben Akte.

Diese Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung ist vor dem Scannen sehr wichtig: Ist der Name korrekt? Sind die Untersuchungsergebnisse ärztlich freigegeben? Fehlt etwa die Signatur auf dem Austrittsbericht? Ist die Pflegedokumentation vorhanden? Stehen wichtige Notizen auf einer Blattrückseite? Enthält die Akte eine Patientenverfügung? Jedes Dossier eine Krankengeschichte, manchmal mit gutem Ausgang, manchmal leider nicht.

Einmal gescannt, ist die Patientenakte rasch indexiert, das heisst, sie kann im System gefunden und abgerufen werden. Ziel ist, Akten in Papierform immer weiter zu reduzieren, weshalb mit Hochdruck – täglich bis zu 400 physische Patientenakten – digitalisiert wird. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine digitale Akte ist ortsunabhängig zeitgleich für alle berechtigten Nutzer verfügbar. Sie muss nicht aufwändig gesucht, bereitgestellt und wieder versorgt werden. Das Risiko von Verlust oder Beschädigung ist minimiert. Bereits elektronisch erfasste Papierakten werden bis zu deren Vernichtung noch 28 Tage aufbewahrt. Parallel dazu wird laufend Raum geschaffen. In den Tiefen des Archivkellers schlummert ein umfangreicher Röntgenbild-Bestand. Der Jahrgang 2006 ist im Begriff, aufgelöst zu werden, denn die 10-Jahre-Aufbewahrungspflicht läuft ab.

Die Digitalisierung im Spital führt überall dort, wo sie Einzug hält, zu Veränderungen. Alleine schon der Namenswechsel von «Zentralarchiv» zu «Service-Center eArchiv/Medizinische Dokumentation», spricht für sich. Das Team ist seit Herbst 2014 dem Ressort Finanzen und der Abteilung Medizin- und Finanzcontrolling angegliedert. Eine Zuordnung, die nicht zuletzt dadurch begründet ist, dass die elektronische Verfügbarkeit der vollständigen und revisionssicheren medizinischen Dokumentation für die stationäre Abrechnung nach SwissDRG sowie für vertrauensärztliche Versicherungsprüfungen von zentraler Bedeutung ist.

Die Dynamik des Teams ist deutlich spürbar; alle sind konzentriert bei der Sache. Einige Mitarbeitende haben den Wandel von Anfang an miterlebt und bringen ihre langjährige Erfahrung ein, neue ergänzen das Team. Alle bewegen sich professionell auf dieser Service-Drehscheibe und sind sich ihrer zentralen Aufgabe in diesem spannenden Feld zwischen Medizin, Datensicherheit und Kundenservice vollkommen bewusst.